ALTERNATIF TUNTUNTAN DUNIA KERJA PEGAWAI E-OFFICE UNTUK MENDUKUNG E-GOVERNMENT DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN BATANG HARI

ALTERNATIF TUNTUNTAN DUNIA KERJA PEGAWAI

E-OFFICE UNTUK MENDUKUNG E-GOVERNMENT

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN BATANG HARI

OELH : FAHRI FIRDAUS

Perkembangan teknologi  informasi dan komunikasi yang semakin pesat mengakibatkan  organisasi  pemerintah maupun swasta dan perusahaan-perusahaan yang ingin memaksimalkan  penggunakan teknologi otomatisasi dengan cara memanfaatkan teknologi yang ada dan sedang berkembang, baik untuk berkomunikasi dengan banyak orang, untuk pemberian informasi, maupun untuk keperluan administrasi  perkantoran,  seperti  dalam proses pengarsipan, dokumentasi dan surat menyurat yang sering dilakukan dalam lingkungan perkantoran.

Perubahan di instansi pemerintah ditandai dengan sistem tradisional yang identik dengan paper based administration menuju electronic government. Electronic government merupakan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), melalui jaringan teknologi dan berbasis data untuk berbagai kepentingan guna pelaksanaan pemerintahan yang efektif dan efisien dalam kegiatan perkantoran khususnya kegiatan korespondensi kedinasan. Banyaknya surat masuk dan surat keluar yang dikelola dan perlunya penyampaian surat kepada instansi lain dalam kegiatan korespondensi kedinasan menjadikan teknologi informasi sebagai media

yang dianggap mampu dan handal untuk membantu dalam pengelolaan surat dan pembuatan surat yang mudah dan cepat.

Penerapan teknologi informasi dalam electronic government ini diantaranya adalah penerapan  e-office  atau  e-perkantoran termasuk salah satu layanan yang ada dalam e-government, yaitu  untuk  mendukung kegiatan perkantoran khususnya dalam hal administrasi  kantor.  E-office  atau  e- perkantoran itu sendiri merupakan sistem teknologi informasi yang bertujuan untuk menyederhanakan  proses  kegiatan perkantoran  terutama  dalam  hal korespondensi kedinasan. Korespondensi merupakan  komunikasi  tertulis  yang dilakukan antara komunikator dengan komunikan yang dapat mengirim pesan atau informasi secara tertulis.

 

Dari pengantar di atas Dinas pendidikan dan kebudayaan kabupaten Batang Hari, sebagai instansi tempat saya berkerja, memaksimalkan E-Office dalam tata persuratan, sehingga distribusi surat lebih cepat dan tepat sasaran, setiap bidang memiliki administrator sebagai pengelola data surat masuk dan pengarsipan melalui E-office, yang kemudian menyampaikan hasil dari setiap disposisi surat mulai dari kepala dinas hingga kepala bidang serta ke kepala seksi, lalu melakukan scanner terhadap surat yang masuk dalam aplikasi E-office tersebut.

Cara  kerja  pegawai  bagian administrasi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Batang Hari dalam kegiatan korespondensi kedinasan manual maksudnya, pegawai masih melakukan  pencatatan  nomor  surat  masuk dan surat keluar ke dalam buku secara manual sehingga membutuhkan alat tulis yang banyak dalam penggunaannya, selain itu membutuhkan waktu yang lama karena pegawai harus mencatat satu persatu surat yang  telah  masuk  maupun  keluar.  Jumlah surat yang banyak memungkinkan banyaknya berkas atau arsip yang menumpuk di lemari arsip. Hal ini menimbulkan masalah bagi pegawai dalam pencarian surat, baik surat masuk maupun surat keluar, karena pegawai harus mencari satu persatu berkas atau arsip dalam lemari arsip surat sehingga pegawai tidak dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu. Selain itu, pencatatan secara manual mengakibatkan penumpukan surat, resiko hilang dan rusaknya berkas atau arsip surat karena tumpukan terlalu banyak dan tidak terawat.

Sementara, cara kerja pegawai bagian administrasi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Batang Hari dalam kegiatan korespondensi kedinasan elektronik di sini maksudnya, cara kerja pegawai dalam melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar yang sudah melalui  proses  komputerisasi  sistem  e-office yang       pengelolaannya       secara       online  office yang sekarang ini diterapkan di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan menurut beliau dapat membantu kegiatan perkantoran khususnya kegiatan korespondensi kedinasan  seperti  penomoran surat, pengelolaan surat masuk, dan surat keluar serta penyimpanan surat. Sistem e-office terdapat dua akses yang digunakan yaitu sebagai operator surat dan admin unit. Operator  surat   bertugas   untuk   menginput surat masuk atau surat keluar, menerima surat masuk atau surat keluar, membuat konsep surat dan menggandakan surat. Sedangkan admin unit bertugas untuk mengatur dan mengelola semua alur atau proses yang dapat dilakukan oleh semua user, baik manajemen, operator, sekretaris maupun staff tetapi hanya dalam 1 unit tersebut.

lantas untuk menunjang  agar E-office dapat terus digunakan maka di lakukan sosiolisasi dan pelatihan baik secara tatap muka maupun berbasis E-learning. E-Pelatihan bisa menjadi solusi dan alternatif yang tepat untuk menyampaikan materi ajar jarak jauh. Dengan demikian para administrator dari E-office di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan tetap aktif dalam penggunaanya.